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8 CLAVES PARA GESTIONAR CON ÉXITO TUS PROYECTOS

Si bien es cierto que el mercado avanza a toda velocidad en plena revolución 4.0, hay ciertas habilidades imprescindibles que siguen siendo ampliamente demandadas. Aunque para aplicarlas se utilicen tecnologías novedosas como el big data, es imprescindible todavía que los empleados de una entidad puedan dominar la gestión de tu proyecto.

Y es que la capacidad de gestionar con éxito los proyectos desde que se conciben como idea hasta que se dan por finalizados con éxito es una cualidad muy valiosa que, debidamente aplicada, puede mejorar sustancialmente la productividad de nuestra organización.

Pero, ¿por dónde empezar? Aquí tienes 8 claves que te servirán para la gestión de tu proyecto tanto en tu vida profesional como personal:

 

1.      Desarrolla tu idea

Todo empieza con una idea, es verdad, pero para poder trabajar con garantías de llegar a un buen final es necesario tener algo más allá de una frase recurrente en la cabeza… o escrita en una servilleta.

Existen múltiples herramientas digitales y analógicas que te permiten desarrollar tu idea para conocer en profundidad lo que conllevaría el proceso de transformarla en proyecto y llevarlo a cabo.

Independientemente de la que elijas, asegúrate de que eres capaz de elaborar la idea de tu proyecto más allá de una simple frase. Cuanto más profundo sea el conocimiento de lo que puede a llegar a implicar tu idea, mejor será tu capacidad para prever posibles contratiempos o necesidades.

De hecho, será especialmente útil que puedas ir esbozando ya las fases o partes de la gestión de tu proyecto que deben ir siendo resueltas para llegar satisfactoriamente al final, para conocer cómo se irán resolviendo.

 

2.      Define los recursos necesarios

Una vez esta idea toma cuerpo y alcanza cierta profundidad, se puede dar comienzo al siguiente paso: el cuánto, es decir, los recursos que necesita la gestión de tu proyecto. En esta etapa se debe describir todo aquello que sea necesario para la materialización de la idea, en relación con las fases que se han diseñado antes.

Desde las inversiones necesarias, a la dedicación que puede exigir en material de tiempo y de recursos humanos, los medios necesarios para la realización del proyecto deberán ser desglosados de la forma más detallada posible, con una estimación inicial de su importe en términos monetarios, temporales y de personal.

Sería útil, además, que pudieras estimar la disponibilidad de los recursos. Si un recurso no está al alcance, adquirirlo en tiempo y forma puede suponer un gasto en tiempo y dinero que afecte a la viabilidad del proyecto y que es necesario conocer.

 

3.      Diseña un plan de responsabilidades y elige quién te va a ayudar en la gestión de tu proyecto

La gestión de proyectos no consiste solamente en saber qué hacer y cómo hacer, sino con cuánto, en cuanto tiempo, por qué y para qué. Una de las partes más delicadas de la gestión de un proyecto es el diseño de un plan de responsabilidades.

Conocer las características en las que destacan las personas que pueden implicarse en el proyecto es fundamental para alcanzar un resultado de forma satisfactoria.

Puede ser interesante disponer de un modelo de capacidades técnicas y personales que te permita hacer rápidamente una asociación entre las fases del proyecto y las personas idóneas para resolver cada fase.

 

4.      Domina el tiempo futuro (sí, como lo lees)

Ahora que ya se ha resuelto, aunque sea parcialmente, la incertidumbre sobre el quién, es momento de pensar en el cuándo.

Para decidir cuándo se quiere obtener el resultado esperado es interesante volver de nuevo sobre las distintas fases esbozadas al principio.

Es posible que, ahora que ya se empieza a conocer quién participará y en qué parte del proyecto, sea necesario separar algunas fases o, con suerte, fusionar otras. En cualquier caso, piensa que hasta que se haya establecido un cronograma definitivo todo es susceptible de ser cambiado, y que está bien que sea así.

En tu cronograma debes considerar también un cierto tiempo de previsión de retrasos, si es posible en cada fase, que suele ser directamente proporcional al número de personas del equipo, es decir, al número de personas cuyo trabajo debe ser coordinado de forma correcta.

Pero los trámites necesarios para dominar el tiempo futuro no terminan aquí. Antes de lanzarte a la piscina, debes saber también cómo vas a medir el progreso del proyecto y cómo vas a evaluar el desempeño de cada parte implicada. Esto facilitará que vayas realizando los ajustes necesarios sin pérdida de tiempo.

 

5.      Repasa tu plan y decídete

En este punto, el plan del proyecto ya tiene una forma definida, pero antes de que todo empiece debes meditar sobre su viabilidad. Puede ser que a lo largo de estos pasos hayas descubierto ciertos fallos en la idea original o en las fases, o ciertas amenazas que pueden comprometer el resultado deseado.

Si este es el caso, deja descansar el proyecto algunos días, y vuelve sobre él después. Repásalo desde el principio y haz todos los ajustes que sean necesarios, hasta que establezcas un cronograma que pueda servir de guía a aquellos que van a trabajar en el proyecto.

No olvides que es en este momento donde debes consultar la disponibilidad de las personas que quieres que formen parte del proyecto. Si alguna declina tu invitación, desarrolla cómo cubrir su vacante con otra persona.

Si no dispones de personal o la ejecución del proyecto debe recaer también en el responsable de ese proyecto, sería interesante intentar descubrir alguna sinergia o colaboración con cualquiera de tus contactos que se te haya pasado por alto.

Después de revisar el plan y haber decidido afirmativamente sobre la viabilidad y los plazos, antes de hacer el último repaso, deja que el proyecto vuelva a descansar un tiempo. Si en la última revisión las conclusiones siguen siendo favorables, entonces sigue adelante.

 

6.      Pon en marcha la gestión de tu proyecto

La puesta en marcha de un proyecto desarrollado debidamente requiere una adecuada gestión del equipo personal destinado a hacerlo realidad, una asignación de tareas tomando como referencia las capacidades y competencias técnicas y sociales de cada persona, y los recursos que se deben adjudicar en cada caso.

Este proceso puede llevar algún tiempo, pero no debe extenderse de forma indefinida. En esta fase ya hay un equipo comprometido con el proyecto que en ningún caso debe ser ignorado como parte determinante del resultado del proyecto.

A este respecto, se debe tener en cuenta que, a la hora de empezar a hacer funcionar un proyecto, muchos responsables suelen tener dificultades a la hora de permitir al equipo trabajar de forma autónoma.

Aunque la relación entre el responsable y el equipo depende del tipo de proyecto, de la cultura empresarial y de los diversos factores humanos y personales, la elección cuidadosa de las partes implicadas debería ser garantía suficiente para dar la oportunidad al equipo de empezar a trabajar.

 

7.      Evalúa la gestión de tu proyecto

En las etapas correspondientes al dominio del horizonte temporal y de revisión de la viabilidad del proyecto se debería adoptar un sistema de evaluación del desempeño del grupo de trabajo, para que el responsable pueda ajustar los tiempos y rendir cuentas a quien corresponda, si es el caso.

Sin embargo, la flexibilidad es fundamental a la hora de llevar a cabo una gestión de proyectos eficaz. Si algún sistema adoptado no refleja adecuadamente la complejidad del desempeño de un rol del equipo, o si se detectan nuevas necesidades, estos sistemas se deben adaptar.

La medición del progreso y el análisis de los incidentes que surjan será información sumamente útil para futuras partes del proyecto, para su evaluación final y para el desarrollo de otros proyectos de la organización llegado el momento.

 

8.      Aprende a retirarte… o a triunfar

Esta es una parte crítica del desarrollo de un proyecto. Aquello que parecía tan factible en una servilleta y que no dejó de serlo después, resulta que no termina de salir adelante.

Quizá se ha perdido parte de la capacidad de respuesta ante los inconvenientes, quizá no se puede contar con parte del equipo por causa de una baja involuntaria o falla el rendimiento de otros grupos de trabajo asociados, y de cuyo hacer depende la realización del proyecto.

En cualquiera de estas situaciones, y en muchas otras, es muy importante saber entender cuándo es el momento de rendirse. Cualquier recurso destinado a la realización de un proyecto imposible es un recurso perdido, que puede ser empleado en otro proyecto de la organización.

Pero puede ser que este no sea el caso. Que, con el pasar de las semanas, poco a poco se vayan dando por cerradas esas fases en las que se dividió el proyecto hasta ver ya casi realizado el final.

En cualquiera de estos dos horizontes, hay una cuestión vital para hacer de la gestión del proyecto una experiencia positiva, independientemente del resultado final: el informe o memoria final del proyecto.

Solamente conocer los errores y aciertos del pasado puede ayudarnos a prevenir o facilitar su aparición en el futuro, respectivamente. El responsable del proyecto deberá encargarse de analizar debidamente el procedimiento llevado a cabo desde la génesis de la idea hasta el momento final, y documentarlo de forma exhaustiva.

Por último, se debe atender igualmente a una parte esencial que a menudo pasa desapercibida. Después de la inversión de tiempo, esfuerzo y compromiso que conlleva la realización del trabajo por parte del equipo, tanto el éxito como el fracaso del proyecto pueden tener efectos personales en sus miembros.

Una adecuada gestión del equipo humano y de sus necesidades, incluso cuando estas fueran emocionales o personales, supondrá en todo caso una ventaja ante proyectos futuros que se puedan diseñar.

A fin de cuentas, las organizaciones las hacen las personas.

Si necesitas ayuda para la gestión de tu proyecto, contáctanos.

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